Rozwój przedsiębiorstwa nie zawsze wymaga dużych inwestycji, zatrudnienia kilkudziesięciu pracowników czy przeprowadzki do większego biura. Bardzo często największą zmianę przynosi uporządkowanie podstawowych procesów, które wcześniej funkcjonowały w sposób nieformalny. Dokumenty przechowywane w różnych miejscach, ręczne sprawdzanie płatności, brak jasno określonych procedur czy odkładanie spraw księgowych na koniec miesiąca mogą działać przy niewielkiej skali biznesu. Z czasem zaczynają jednak ograniczać jego rozwój.
Profesjonalizacja firmy polega przede wszystkim na stworzeniu powtarzalnego sposobu działania. Nie oznacza to rozbudowanej biurokracji. Wręcz przeciwnie – dobrze przygotowane procedury powinny ograniczać liczbę zbędnych czynności i pozwalać przedsiębiorcy poświęcać więcej czasu klientom oraz rozwojowi działalności.
1. Finanse firmy powinny być czytelne dla właściciela
Przedsiębiorca nie musi samodzielnie prowadzić ksiąg, aby świadomie zarządzać finansami. Powinien jednak wiedzieć, ile firma sprzedaje, jakie ponosi koszty, jak wyglądają jej zobowiązania i czy kontrahenci terminowo regulują należności.
Sam przychód nie daje pełnej informacji o kondycji przedsiębiorstwa.
Firma może zwiększać sprzedaż, a jednocześnie mieć problemy z płynnością, jeżeli klienci płacą z dużym opóźnieniem albo wzrostowi przychodów towarzyszy jeszcze szybszy wzrost kosztów. Dlatego warto regularnie analizować podstawowe dane zamiast ograniczać zainteresowanie finansami do sprawdzenia salda rachunku bankowego.
Dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie prostego miesięcznego zestawienia obejmującego przychody, najważniejsze grupy kosztów, należności, zobowiązania oraz dostępne środki.
2. Księgowość nie powinna działać dopiero pod koniec miesiąca
Częstym błędem jest traktowanie księgowości jako miejsca, do którego raz w miesiącu wysyła się paczkę dokumentów. Tymczasem wiele decyzji podejmowanych na bieżąco może później wpływać na sposób ich rozliczenia.
Dotyczy to zwłaszcza przedsiębiorstw, które zatrudniają pracowników, dokonują większych zakupów, zawierają nietypowe umowy, prowadzą spółkę albo dynamicznie rozszerzają zakres działalności.
Dlatego wybierając biuro księgowe Kraków, warto zwrócić uwagę nie tylko na samą możliwość prowadzenia bieżących rozliczeń. Istotne są również sprawna komunikacja, zakres obsługiwanych podmiotów oraz możliwość uzyskania informacji wtedy, gdy przedsiębiorca musi podjąć konkretną decyzję.
Dobra współpraca wymaga przy tym zaangażowania obu stron. Nawet najlepsza obsługa księgowa nie będzie działała sprawnie, jeżeli dokumenty będą przekazywane z opóźnieniem albo bez informacji potrzebnych do ich prawidłowego rozliczenia.
3. Obieg dokumentów powinien mieć jasno określone zasady
Wraz ze wzrostem firmy zwiększa się liczba faktur, umów, potwierdzeń, zamówień i innych dokumentów.
Jeżeli każdy z nich trafia w inne miejsce, bardzo szybko powstaje chaos.
Dlatego warto ustalić jeden sposób postępowania. Faktury kosztowe mogą trafiać do określonego systemu lub folderu, umowy do osobnego archiwum, a dokumenty sprzedażowe powinny być wystawiane według przyjętego schematu.
Szczególnie ważne jest to wtedy, gdy w firmie pracuje więcej niż jedna osoba. Procedura nie powinna istnieć wyłącznie w pamięci właściciela.
Nowy pracownik powinien być w stanie szybko dowiedzieć się, gdzie znajduje się konkretny dokument i co należy z nim zrobić.
4. Klient powinien móc łatwo zapłacić
Profesjonalizacja firmy dotyczy również procesu sprzedaży.
Przedsiębiorcy inwestują w reklamę, wygląd lokalu, stronę internetową i jakość obsługi, ale czasami znacznie mniej uwagi poświęcają ostatniemu etapowi transakcji – płatności.
Tymczasem klient powinien móc sfinalizować zakup w możliwie prosty sposób.
W wielu rodzajach działalności standardem stały się terminale płatnicze, pozwalające obsługiwać płatności kartami oraz kompatybilnymi urządzeniami mobilnymi. Rozwiązania tego typu wykorzystywane są zarówno w handlu, jak i gastronomii, usługach czy działalności prowadzonej poza stałym punktem sprzedaży.
Wybór terminala warto jednak dostosować do sposobu funkcjonowania firmy. Inne wymagania może mieć sklep z jednym stanowiskiem sprzedażowym, inne restauracja, a jeszcze inne przedsiębiorca dojeżdżający do swoich klientów.
5. Nie każda czynność wymaga zaangażowania właściciela
Jednym z największych ograniczeń małych przedsiębiorstw bywa uzależnienie większości procesów od jednej osoby.
Właściciel odpowiada za sprzedaż, kontakt z klientami, zamówienia, faktury, płatności, reklamacje i sprawy administracyjne. Dopóki firma jest niewielka, taki model może działać. Problem pojawia się w momencie zwiększenia liczby klientów.
Jeżeli każda decyzja musi zostać zatwierdzona przez właściciela, przedsiębiorstwo ma naturalną granicę wzrostu.
Dlatego warto stopniowo określać, które zadania można delegować pracownikom lub zewnętrznym specjalistom, a które rzeczywiście wymagają osobistego zaangażowania przedsiębiorcy.
Nie chodzi wyłącznie o oszczędność czasu. Delegowanie odpowiedzialności pozwala również ograniczyć ryzyko sytuacji, w której nieobecność jednej osoby zatrzymuje znaczną część działalności.
6. Technologia powinna rozwiązywać konkretny problem
Rynek oferuje przedsiębiorcom ogromną liczbę systemów do fakturowania, sprzedaży, zarządzania klientami, dokumentami, magazynem czy komunikacją.
Nie oznacza to jednak, że firma potrzebuje ich wszystkich.
Każde narzędzie powinno odpowiadać na konkretną potrzebę. Jeżeli przedsiębiorca traci czas na ręczne przepisywanie tych samych danych, warto sprawdzić możliwość automatyzacji. Jeżeli dokumenty regularnie giną, potrzebny może być uporządkowany elektroniczny obieg. Jeżeli firma nie kontroluje kontaktów z potencjalnymi klientami, rozwiązaniem może być odpowiednio dobrany system CRM.
Technologia ma upraszczać pracę. Jeżeli obsługa pięciu różnych aplikacji zaczyna zajmować więcej czasu niż wcześniejszy proces, trudno mówić o skutecznej optymalizacji.
7. Procedury warto tworzyć zanim pojawi się problem
Wiele firm zaczyna porządkować procesy dopiero wtedy, gdy coś przestaje działać.
Zaginiona faktura prowadzi do stworzenia systemu archiwizacji. Niezapłacone należności powodują rozpoczęcie regularnego monitorowania płatności. Nieobecność pracownika pokazuje, że nikt inny nie wie, jak wykonać jego zadania.
Znacznie skuteczniejsze jest stopniowe tworzenie prostych procedur jeszcze przed pojawieniem się takich sytuacji.
Nie trzeba od razu przygotowywać wielostronicowych instrukcji. Czasami wystarczy krótka lista określająca kolejność wykonywania czynności, osobę odpowiedzialną oraz miejsce przechowywania informacji.
Najlepszym testem procedury jest odpowiedź na pytanie: czy inna osoba byłaby w stanie wykonać zadanie bez konieczności każdorazowego pytania właściciela?
Profesjonalna firma nie musi być dużą firmą
Profesjonalizm nie wynika z liczby zatrudnionych osób czy wielkości biura. Mała firma może działać bardzo sprawnie, jeżeli posiada jasno określone procesy i konsekwentnie z nich korzysta.
Uporządkowane finanse, prawidłowy obieg dokumentów, dobrze zorganizowana księgowość, wygodne metody płatności oraz możliwość delegowania obowiązków tworzą podstawę, na której można budować dalszy rozwój.
Najważniejszą korzyścią jest przewidywalność.
Właściciel przestaje każdego dnia reagować na kolejne drobne problemy, ponieważ większość powtarzalnych sytuacji ma już ustalony sposób obsługi. Dzięki temu może przeznaczyć więcej czasu na decyzje, które rzeczywiście wymagają jego wiedzy – rozwój oferty, pozyskiwanie klientów, inwestycje i wyznaczanie dalszego kierunku firmy.
I właśnie na tym w praktyce polega przejście od działalności, która po prostu funkcjonuje, do przedsiębiorstwa, którym można świadomie zarządzać.
