Początek działalności gospodarczej często kojarzy się przede wszystkim ze zdobywaniem klientów. Trzeba przygotować ofertę, ustalić ceny, rozpocząć promocję i doprowadzić do pierwszej sprzedaży. W praktyce równie ważne jest jednak to, co dzieje się później – w jaki sposób klient zapłaci, jak sprzedaż zostanie udokumentowana, gdzie trafią dokumenty i jak przedsiębiorca rozliczy całą transakcję.
W małej firmie wiele takich czynności początkowo wykonuje jedna osoba. Przy kilku transakcjach miesięcznie nie stanowi to większego problemu. Wraz ze wzrostem liczby klientów prowizoryczne rozwiązania szybko zaczynają jednak zabierać czas.
Warto więc od początku stworzyć prosty system, który prowadzi od sprzedaży aż do jej prawidłowego rozliczenia.
Zacznij od uporządkowania sposobu dokumentowania sprzedaży
Każda firma powinna wiedzieć, w jaki sposób dokumentuje poszczególne rodzaje transakcji. W zależności od charakteru działalności, klienta i obowiązujących przedsiębiorcę przepisów mogą pojawić się m.in. faktury oraz sprzedaż podlegająca ewidencjonowaniu przy zastosowaniu kasy fiskalnej.
Nie warto zostawiać takich kwestii do momentu pierwszej nietypowej transakcji.
Znacznie bezpieczniej wcześniej ustalić, jakie dokumenty będą wystawiane, gdzie będą przechowywane oraz jakie informacje powinny zostać przekazane osobie odpowiedzialnej za rozliczenia.
Pozwala to uniknąć sytuacji, w której pod koniec miesiąca przedsiębiorca próbuje odtworzyć historię sprzedaży na podstawie wiadomości e-mail, wyciągu bankowego i dokumentów znajdujących się w kilku różnych miejscach.
Księgowość powinna znać specyfikę firmy
Zakres obowiązków księgowych zależy m.in. od formy prowadzenia działalności, wybranego sposobu opodatkowania, statusu VAT, zatrudnienia oraz rodzaju przeprowadzanych transakcji.
Z tego względu wybór obsługi księgowej wyłącznie na podstawie najniższej ceny nie zawsze będzie najlepszym rozwiązaniem.
Przedsiębiorca powinien przede wszystkim ustalić, czego faktycznie potrzebuje. Dla jednej firmy wystarczająca będzie standardowa obsługa bieżących dokumentów, podczas gdy inna będzie potrzebowała również prowadzenia pełnej księgowości, obsługi pracowników czy wsparcia w zakresie rozliczeń charakterystycznych dla spółek.
Jeżeli działalność prowadzona jest lokalnie, współpraca z biurem księgowym Kraków może być jednym ze sposobów na przekazanie części obowiązków specjalistom i uporządkowanie bieżących rozliczeń przedsiębiorstwa.
Kluczowy pozostaje jednak zakres świadczonej obsługi oraz dopasowanie jej do konkretnego modelu biznesowego.
Rozdziel finanse prywatne od firmowych
Jednym z podstawowych elementów porządku finansowego jest czytelne rozdzielenie transakcji związanych z działalnością od wydatków prywatnych.
W praktyce bardzo ułatwia to późniejsze kontrolowanie kosztów i przychodów. Przedsiębiorca może szybciej sprawdzić, za co firma zapłaciła, jakie należności otrzymała oraz które faktury nadal pozostają nieuregulowane.
Ma to znaczenie również z punktu widzenia zarządzania biznesem. Wysoka wartość sprzedaży nie oznacza automatycznie, że przedsiębiorstwo posiada równie wysoką kwotę środków dostępnych do wykorzystania.
Firma może mieć przecież zobowiązania wobec dostawców, pracowników czy organów podatkowych. Dlatego warto analizować nie tylko przychód, ale również faktyczne przepływy pieniężne.
Sposób płatności wpływa na doświadczenie klienta
Organizując sprzedaż, przedsiębiorca powinien spojrzeć na proces również z perspektywy osoby kupującej.
Klient może zaakceptować ofertę, ale nadal musi mieć możliwość wygodnego dokonania płatności. W działalności stacjonarnej oraz usługowej ograniczenie się do jednej metody może niepotrzebnie komplikować finalizowanie transakcji.
Płatności kartami oraz urządzeniami mobilnymi są powszechnie wykorzystywane przez konsumentów. Dlatego terminale płatnicze znajdują zastosowanie nie tylko w dużych sklepach, ale także w restauracjach, salonach usługowych, gabinetach, niewielkich punktach handlowych czy firmach świadczących usługi bezpośrednio u klienta.
Dla przedsiębiorcy ważna jest jednak nie sama możliwość przyjęcia płatności bezgotówkowej, lecz dobranie rozwiązania do charakteru sprzedaży.
Terminal stacjonarny czy mobilny?
Wybór urządzenia warto rozpocząć od prostego pytania: gdzie klient będzie dokonywał płatności?
Jeżeli wszystkie transakcje odbywają się przy jednym stanowisku, priorytetem może być wygodna obsługa terminala znajdującego się na stałe w punkcie sprzedaży.
Inaczej wygląda sytuacja w restauracji, dużym lokalu albo firmie świadczącej usługi w różnych miejscach. W takich przypadkach znaczenia nabiera możliwość swobodnego przenoszenia urządzenia oraz korzystania z odpowiedniego rodzaju łączności.
Nie ma więc jednego terminala najlepszego dla każdego przedsiębiorstwa. Urządzenie powinno odpowiadać sposobowi pracy firmy, a nie odwrotnie.
Płatność bezgotówkowa nadal musi zostać prawidłowo rozliczona
Warto również pamiętać, że sposób dokonania płatności i sposób dokumentowania sprzedaży to dwa odrębne zagadnienia.
Zapłata kartą oznacza przede wszystkim określony sposób przekazania należności przedsiębiorcy. Obowiązki związane z wystawieniem odpowiedniego dokumentu czy ewidencjonowaniem sprzedaży wynikają natomiast z odrębnych zasad.
Dlatego samo posiadanie terminala nie rozwiązuje wszystkich kwestii związanych z obsługą transakcji.
Przed rozpoczęciem sprzedaży przedsiębiorca powinien ustalić zarówno dostępne dla klientów metody płatności, jak i sposób prawidłowego dokumentowania poszczególnych operacji.
Kontroluj należności, a nie tylko wystawione faktury
Jednym z częstych problemów rozwijających się przedsiębiorstw jest utożsamianie wystawienia faktury z otrzymaniem pieniędzy.
Jeżeli firma wystawiła dokument z odroczonym terminem płatności, środki nadal mogą znajdować się po stronie kontrahenta. Przy większej liczbie takich transakcji przedsiębiorstwo może wykazywać wysoką sprzedaż, a jednocześnie odczuwać niedobór gotówki potrzebnej do regulowania własnych zobowiązań.
Dlatego warto regularnie kontrolować należności.
Prosty system może obejmować datę wystawienia dokumentu, termin płatności, kwotę oraz informację o jej uregulowaniu. Przy większej liczbie klientów takie zestawienie pozwala szybko wychwycić opóźnienia i odpowiednio wcześnie zareagować.
Nie każdy proces trzeba od razu automatyzować
Rozwijając firmę, łatwo dojść do wniosku, że rozwiązaniem każdego problemu będzie kolejny program lub aplikacja.
Technologia rzeczywiście może znacząco usprawniać pracę, jednak automatyzowanie źle zaprojektowanego procesu nie zawsze przynosi oczekiwany efekt.
Najpierw warto określić prostą ścieżkę: sprzedaż, dokument, płatność, przekazanie danych i rozliczenie. Dopiero później można zastanawiać się, które czynności warto zautomatyzować.
Dzięki temu przedsiębiorca wdraża narzędzia rozwiązujące konkretne problemy, zamiast tworzyć rozbudowany ekosystem programów wymagających dodatkowej obsługi.
Raz w miesiącu warto spojrzeć na firmę szerzej
Przekazanie dokumentów księgowości nie powinno oznaczać całkowitego braku zainteresowania finansami przedsiębiorstwa.
Właściciel firmy powinien regularnie sprawdzać przynajmniej podstawowe informacje dotyczące działalności: wartość sprzedaży, najważniejsze koszty, poziom należności, stan środków finansowych oraz zobowiązania, które trzeba będzie uregulować w najbliższym czasie.
Pozwala to wcześniej zauważyć niepokojące zmiany.
Rosnąca sprzedaż przy jeszcze szybciej zwiększających się kosztach może być sygnałem wymagającym analizy. Podobnie jak coraz większa wartość niezapłaconych faktur czy problemy z bieżącą płynnością.
Dobra organizacja finansów oszczędza czas przedsiębiorcy
Porządek w finansach nie polega na tworzeniu skomplikowanych procedur. W małej firmie znacznie ważniejsze jest to, aby każdy podstawowy proces był prosty i powtarzalny.
Przedsiębiorca powinien wiedzieć, jak dokumentowana jest sprzedaż, w jaki sposób przyjmowane są płatności, gdzie trafiają dokumenty, kto odpowiada za ich rozliczenie oraz jak kontrolowane są należności.
Jeżeli te elementy działają sprawnie, wraz ze wzrostem liczby klientów nie trzeba za każdym razem tworzyć całego systemu od początku.
To właśnie dobrze uporządkowane podstawy pozwalają później rozwijać firmę bez sytuacji, w której większa sprzedaż oznacza jednocześnie coraz większy chaos administracyjny.
