Dobrze zaplanowane zatrudnienie nie polega na posiadaniu jak największego zespołu. Znacznie ważniejsze jest dopasowanie liczby osób do rzeczywistej ilości pracy. W praktyce nie zawsze jest to proste. Zamówienia klientów się zmieniają, pojawiają się nowe kontrakty, część branż podlega sezonowości, a nieobecności pracowników potrafią dodatkowo utrudnić organizację.
Przedsiębiorstwo musi więc znaleźć równowagę. Zbyt mała liczba osób oznacza problemy z terminowością i nadmierne obciążenie obecnego zespołu. Utrzymywanie zbyt dużej kadry może z kolei generować niepotrzebne koszty w okresach mniejszego zapotrzebowania.
Alternatywą dla budowania całej struktury wyłącznie w oparciu o stałe zatrudnienie jest połączenie własnego zespołu z możliwością okresowego korzystania z dodatkowego personelu.
Zacznij od sprawdzenia, kiedy naprawdę brakuje ludzi
Pierwszym krokiem powinno być przeanalizowanie dotychczasowego zapotrzebowania na pracę. W wielu przedsiębiorstwach stosunkowo łatwo zauważyć powtarzające się okresy, w których obecna obsada przestaje wystarczać.
W sklepie internetowym może być to końcówka roku. W magazynie zwiększone obciążenie może występować w konkretnych miesiącach, natomiast zakład produkcyjny może potrzebować dodatkowych osób przy realizacji większych kontraktów.
Warto przy tym odróżnić stały niedobór pracowników od sytuacji występującej jedynie okresowo. Jeżeli zespół przez cały rok pracuje na granicy swoich możliwości, prawdopodobnie potrzebne jest zwiększenie podstawowej kadry. Jeśli problem pojawia się tylko przez kilka tygodni lub miesięcy, można rozważyć bardziej elastyczny model.
Co dzieje się, gdy firma zbyt długo czeka z uzupełnieniem zespołu?
Brak kilku osób może początkowo wydawać się niewielkim problemem. Obowiązki są rozdzielane pomiędzy pozostałych pracowników, pojawiają się nadgodziny, a część mniej pilnych zadań zostaje przesunięta.
Jeżeli sytuacja trwa dłużej, konsekwencje zaczynają być jednak coraz bardziej widoczne. Spada tempo realizacji zamówień, trudniej utrzymać harmonogram zmian, a pracownicy są coraz bardziej obciążeni.
W firmach produkcyjnych czy logistycznych znaczenie ma dodatkowo wzajemne powiązanie poszczególnych stanowisk. Niedobór osób na jednym etapie może ograniczać wydajność kolejnego. Przedsiębiorstwo dysponuje odpowiednią infrastrukturą i zamówieniami, ale nie jest w stanie wykorzystać swoich możliwości ze względu na braki kadrowe.
Wynajem pracowników jako sposób na zwiększenie dostępnej kadry
Jeżeli potrzeba dodatkowych osób ma charakter czasowy, jednym z rozważanych rozwiązań może być wynajem pracowników. Pozwala on zwiększyć dostępne zasoby kadrowe bez konieczności prowadzenia od podstaw wielu równoległych procesów rekrutacyjnych.
Takie podejście może być szczególnie przydatne przy większych projektach, okresowym zwiększeniu produkcji, obsłudze sezonowego wzrostu zamówień czy konieczności szybkiego uzupełnienia obsady.
Kluczową zaletą jest tutaj możliwość dostosowania liczby osób do sytuacji przedsiębiorstwa. Firma może określić, kiedy potrzebuje dodatkowego wsparcia, jak duży powinien być zespół i przez jaki okres zwiększona obsada będzie rzeczywiście potrzebna.
Czy leasing pracowniczy sprawdza się tylko w dużych przedsiębiorstwach?
Pojęcie leasing pracowniczy często kojarzone jest z dużymi zakładami produkcyjnymi i centrami logistycznymi zatrudniającymi setki osób. Elastyczne podejście do zasobów kadrowych nie musi być jednak zarezerwowane wyłącznie dla największych organizacji.
Również średnia firma może otrzymać kontrakt, którego realizacja wymaga szybkiego zwiększenia zespołu. Z perspektywy przedsiębiorcy problem jest podobny niezależnie od skali. Trzeba znaleźć odpowiednich ludzi, zrobić to w odpowiednim czasie i jednocześnie zastanowić się, czy większa obsada będzie potrzebna po zakończeniu projektu.
Im mniej przewidywalne jest przyszłe zapotrzebowanie, tym większe znaczenie może mieć możliwość elastycznego zarządzania liczbą osób.
Pracownicy tymczasowi mogą zabezpieczyć okres największego obciążenia
W przedsiębiorstwach charakteryzujących się dużą sezonowością dobrym rozwiązaniem organizacyjnym mogą być pracownicy tymczasowi. Zamiast projektować stały zespół pod największe obciążenie występujące w ciągu roku, można rozdzielić zapotrzebowanie na część podstawową i sezonową.
Stała kadra odpowiada wtedy za codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstwa, natomiast dodatkowe osoby wzmacniają ją w najbardziej intensywnych okresach.
Takie podejście pozwala również lepiej przygotować się do przewidywalnych wzrostów liczby zamówień. Jeżeli przedsiębiorstwo wie z doświadczenia, że w listopadzie i grudniu potrzebuje większej obsady, działania związane z pozyskaniem dodatkowych osób można rozpocząć odpowiednio wcześniej.
Czy każdą rekrutację warto zlecać na zewnątrz?
Nie. Elastyczne rozwiązania kadrowe powinny być traktowane jako narzędzie, a nie automatyczny zamiennik własnego zatrudnienia.
Stanowiska wymagające bardzo dobrej znajomości przedsiębiorstwa, wielomiesięcznego wdrożenia czy specjalistycznych kompetencji często warto obsadzać z myślą o długoterminowej współpracy. Własny zespół jest również fundamentem pozwalającym zachować wiedzę i doświadczenie wewnątrz organizacji.
Inaczej można spojrzeć na stanowiska, na których zapotrzebowanie regularnie rośnie i maleje wraz z liczbą zamówień. Tutaj większa elastyczność może być uzasadniona zarówno organizacyjnie, jak i ekonomicznie.
Nie chodzi więc o wybór pomiędzy stałą a elastyczną kadrą. W wielu przypadkach skuteczniejszym rozwiązaniem jest odpowiednie połączenie obu modeli.
Jak przygotować firmę na nagły wzrost zapotrzebowania?
Planowanie zatrudnienia warto rozpocząć zanim rzeczywiście zabraknie ludzi. Dane dotyczące liczby zamówień, nadgodzin, absencji czy obciążenia poszczególnych zmian mogą wcześniej pokazać, że przedsiębiorstwo zbliża się do granicy możliwości obecnego zespołu.
Dobrym rozwiązaniem jest również przygotowanie kilku scenariuszy. Firma może określić, ilu dodatkowych osób będzie potrzebowała przy wzroście liczby zamówień o określony poziom oraz które stanowiska powinny zostać uzupełnione w pierwszej kolejności.
Dzięki temu pojawienie się dużego kontraktu nie oznacza rozpoczynania całego procesu planowania od zera.
Dobrze zaplanowana kadra daje firmie przestrzeń do rozwoju
Możliwości przedsiębiorstwa nie powinny być ograniczane wyłącznie przez liczbę dostępnych pracowników. Jeżeli firma otrzymuje atrakcyjne zlecenie, ale nie jest w stanie go przyjąć z powodu braków kadrowych, problem z zatrudnieniem zaczyna bezpośrednio wpływać na potencjał rozwoju biznesu.
Dlatego planowanie personelu warto traktować podobnie jak planowanie produkcji, sprzedaży czy finansów. Przedsiębiorstwo powinno wiedzieć nie tylko, ilu pracowników potrzebuje obecnie, ale również w jaki sposób może zwiększyć swoje możliwości w przypadku większego zapotrzebowania.
W zależności od sytuacji odpowiedzią może być tradycyjna rekrutacja, wynajem pracowników, leasing pracowniczy albo pracownicy tymczasowi. Najważniejsze jest dopasowanie rozwiązania do czasu trwania projektu, rodzaju wykonywanych obowiązków i przewidywanej sytuacji firmy po zakończeniu okresu zwiększonego zapotrzebowania.
Elastyczność kadrowa nie oznacza rezygnacji ze stałego zespołu. Przeciwnie – może pozwolić utrzymać jego rozsądną wielkość, a jednocześnie dać przedsiębiorstwu możliwość szybkiego zwiększenia potencjału wtedy, gdy pojawiają się nowe zamówienia i możliwości rozwoju.
