Prowadzenie spółki wiąże się z podejmowaniem wielu decyzji dotyczących jej organizacji, struktury oraz funkcjonowania. Część z nich może wymagać zachowania szczególnej formy prawnej, w tym dokonania czynności z udziałem notariusza.
Notariusz może pojawić się zarówno na etapie tworzenia spółki, jak i później – w związku ze zmianami jej umowy, podejmowaniem określonych uchwał czy protokołowaniem zgromadzeń. Zakres wymaganych czynności zależy przede wszystkim od rodzaju spółki oraz charakteru podejmowanej decyzji.
Notariusz już na etapie zakładania spółki
Jednym z pierwszych momentów, w których przedsiębiorcy mogą spotkać się z koniecznością dokonania czynności notarialnej, jest tworzenie spółki.
Nie każda spółka i nie każdy sposób jej utworzenia wymagają identycznej procedury. Przepisy przewidują różne wymogi dotyczące formy umowy lub aktu założycielskiego w zależności od rodzaju spółki i wybranego trybu jej powstania.
Jeżeli w danej sytuacji wymagana jest forma aktu notarialnego, dokument przygotowywany jest przy udziale notariusza. Przed planowaną czynnością warto ustalić, jakie informacje i dokumenty dotyczące wspólników oraz tworzonej spółki będą potrzebne.
Zmiana umowy spółki – czy potrzebny jest notariusz?
Utworzenie spółki nie oznacza, że jej pierwotne zasady funkcjonowania pozostaną niezmienne przez cały okres działalności.
W praktyce wraz z rozwojem przedsiębiorstwa może pojawić się potrzeba dokonania zmian dotyczących m.in. postanowień umowy spółki, wysokości kapitału czy innych elementów jej organizacji.
Forma, w jakiej powinna zostać dokonana konkretna zmiana, zależy od rodzaju spółki, treści podejmowanej decyzji oraz obowiązujących przepisów. W przypadkach wymagających formy notarialnej konieczny jest udział notariusza.
Dlatego dokumentację dotyczącą planowanych zmian warto przygotować jeszcze przed terminem zgromadzenia lub dokonania właściwej czynności.
Protokołowanie zgromadzeń wspólników i walnych zgromadzeń
Kolejnym obszarem, w którym przepisy mogą przewidywać udział notariusza, są zgromadzenia organów spółek.
W określonych przypadkach uchwały podejmowane przez wspólników lub akcjonariuszy wymagają zaprotokołowania przez notariusza. Dotyczy to m.in. sytuacji wskazanych w przepisach regulujących funkcjonowanie poszczególnych rodzajów spółek.
Protokół notarialny dokumentuje przebieg zgromadzenia oraz podejmowane podczas niego uchwały w zakresie wymaganym dla danej czynności.
Jeżeli wiadomo, że podczas zgromadzenia planowane jest podjęcie uchwał wymagających udziału notariusza, termin czynności powinien zostać odpowiednio wcześniej uzgodniony.
Bieżące funkcjonowanie spółki a czynności notarialne
Notariusz nie jest więc związany wyłącznie z momentem założenia przedsiębiorstwa. Potrzeba dokonania czynności notarialnej może pojawić się również na kolejnych etapach funkcjonowania spółki.
W zależności od sytuacji mogą być to czynności dotyczące zmian w strukturze spółki, dokumentów korporacyjnych, pełnomocnictw, oświadczeń czy określonych uchwał.
W praktyce oznacza to również współdziałanie kilku podmiotów. Dokumentację może przygotowywać kancelaria prawna obsługująca przedsiębiorstwo, natomiast czynność, dla której przepisy wymagają odpowiedniej formy, dokonywana jest z udziałem notariusza.
Współpraca kancelarii prawnych z notariuszem
Przy obsłudze korporacyjnej spółek część dokumentacji przygotowywana jest przez prawników prowadzących stałą obsługę przedsiębiorstwa. Jeżeli realizacja planowanej czynności wymaga udziału notariusza, konieczne jest odpowiednie skoordynowanie obu obszarów.
Znaczenie ma przede wszystkim wcześniejsze ustalenie zakresu czynności, przekazanie dokumentacji oraz określenie terminu, w którym ma zostać dokonana.
Dotyczy to zwłaszcza sytuacji związanych ze zgromadzeniami wspólników lub akcjonariuszy, ponieważ termin zgromadzenia jest z góry określony, a podejmowane podczas niego uchwały mogą wymagać zachowania szczególnej formy.
Czynności dotyczące spółek u notariusza w Warszawie
Przed planowaną czynnością dotyczącą spółki można wcześniej ustalić z wybraną kancelarią notarialną zakres wymaganej dokumentacji oraz możliwość dokonania konkretnej czynności.
Dane kontaktowe i lokalizację Kancelarii Notarialnej Aleksandra Matera w Warszawie można znaleźć w Profilu Firmy Google:
Kancelaria Notarialna Aleksandra Matera – Profil Google
Dokumenty warto przygotować z wyprzedzeniem
Zakres dokumentów wymaganych przy czynnościach dotyczących spółek nie jest jednakowy w każdej sytuacji. Znaczenie ma m.in. rodzaj spółki, charakter planowanej czynności oraz treść dokumentów korporacyjnych.
Z tego względu przed planowanym terminem warto ustalić, jakie dokumenty i informacje będą potrzebne. Ma to szczególne znaczenie przy zgromadzeniach, ponieważ konieczność uzupełnienia dokumentacji może mieć wpływ na możliwość dokonania zaplanowanej czynności.
